29 July, 2022
María Ximena Valdés Luna. Socia principal y gerente administrativa Valdés Abogados - ASLABOR & Juan Guillermo González Gallo abogado Valdés Abogados - ASLABOR
Aunque las normas laborales no establecen la obligación para los empleadores, de conservar la información relacionada con sus trabajadores una vez finalizado el vínculo laboral, se ha consolidado entre los distintos gremios la obligación de mantenimiento y custodia de la información laboral, por un término de 5 años, de acuerdo con lo establecido en el artículo 632 del Estatuto Tributario[1].
Otros, por ejemplo, acuden a las normas mercantiles y conservan los documentos relacionados con sus negocios, entre ellos los relacionados con aspectos laborales, por el término de 10 años, de conformidad con lo establecido en el artículo 60 del Código del Comercio[2].
Por su parte, la Sala de Casación Laboral de la Corte Suprema de Justicia, mediante Auto AL1198 del 23 de febrero de 2022, analizó un caso en donde dicha Corporación, de oficio, requirió a una empresa para que allegara una información relacionada con sus trabajadores. En virtud de tal requerimiento, la empresa manifestó la imposibilidad de atender lo solicitado, por no contar con la totalidad de la información, pues en su poder solo se encontraba lo correspondiente a un periodo determinado, pero no todo lo requerido por la Corte Suprema de Justicia.
Dada la negativa de la empresa a suministrar la información, por ausencia de la misma, la Corte consideró pertinente pronunciarse sobre el particular, y precisó que el empleador tiene la obligación de conservar la información relacionada con sus trabajadores de forma indefinida. Particularmente indicó lo siguiente:
“Los empleadores tienen la obligación de conservar la información laboral de sus trabajadores de manera indefinida, «asegurando que ella sea veraz, cierta, clara, precisa y completa “a fin de que, de un lado, el trabajador pueda reclamar los derechos que le asisten, y, del otro, se protejan en su integridad los demás derechos fundamentales de los que es titular”» (CC T-470-2019). El deber de conservar indefinidamente la información laboral no solo permite a los trabajadores ejercer sus derechos; también es fundamental para que los sindicatos puedan ejercer plenamente sus funciones constitucionales.”
Así, es evidente que los empleadores deben conservar, en forma indefinida, toda la información relacionada con sus trabajadores, procurando que la misma sea veraz, cierta, clara, precisa y completa, con el fin de que éstos puedan ejercer sus derechos laborales, tanto de orden legal como constitucional. Adicionalmente, se precisó que tal conservación permite que las Organizaciones Sindicales ejerzan plenamente sus funciones, lo cual les garantiza sus derechos fundamentales.
Por lo anotado, el llamado que hacemos a nuestros lectores es a conservar la información de cada uno de sus trabajadores, haciendo uso de las tecnologías disponibles, pues ellas permiten preservar la información, sin mayores requerimientos de espacio y garantizando su integridad absoluta. Esta práctica facilitará la atención de requerimientos administrativos y judiciales.
[1] “DEBER DE CONSERVAR INFORMACIONES Y PRUEBAS. Para efectos del control de los impuestos administrados por la Dirección General de Impuestos Nacionales, las personas o entidades, contribuyentes o no contribuyentes de los mismos, deberán conservar por un período mínimo de cinco (5) años, contados a partir del 1o. de enero del año siguiente al de su elaboración…”
[2]“CONSERVACIÓN DE LOS LIBROS Y PAPELES CONTABLES – REPRODUCCIÓN EXACTA. Los libros y papeles a que se refiere este Capítulo deberán ser conservados cuando menos por diez años, contados desde el cierre de aquéllos o la fecha del último asiento, documento o comprobante. Transcurrido este lapso, podrán ser destruidos por el comerciante, siempre que por cualquier medio técnico adecuado garantice su reproducción exacta. Además, ante la cámara de comercio donde fueron registrados los libros se verificará la exactitud de la reproducción de la copia, y el secretario de la misma firmará acta en la que anotará los libros y papeles que se destruyeron y el procedimiento utilizado para su reproducción. Cuando se expida copia de un documento conservado como se prevé en este artículo, se hará constar el cumplimiento de las formalidades anteriores.”
