15 September, 2025
Germán Gonzalo Valdés Sánchez. Socio Fundador y Gerente Jurídico de Valdés Abogados - ASLABOR
Teniendo en cuenta la reciente expedición de la resolución 1843 de 2025, estimamos importante hacer un análisis concreto de su ámbito de aplicación y de las consecuencias que trae para los empleadores. Dicha resolución tiene como finalidad regular la práctica de evaluaciones médicas ocupacionales, así como el manejo y contenido de las historias clínicas ocupacionales de los trabajadores. En lo que respecta a su ámbito de aplicación, el artículo 2 establece que esta norma aplica a todos los empleadores ubicados dentro del territorio nacional. No obstante, se aclara que la expedición de ciertos conceptos médicos laborales permanece bajo regulación específica, particularmente en los siguientes casos:
RESPONSABILIDADES
El artículo 4 de la Resolución 1843 de 2025 establece una serie de responsabilidades que recaen sobre los prestadores de servicios de medicina en Seguridad y Salud en el Trabajo, las cuales también son de especial interés para los empleadores. Estas incluyen:
Entre las anteriores obligaciones, destaca especialmente la primera, ya que representa una nueva responsabilidad impuesta a las entidades prestadoras de servicios de medicina laboral. Adicionalmente, la resolución establece las siguientes obligaciones para el empleador:
Entre estas, son especialmente novedosas la obligación del empleador de asumir los costos asociados a traslados intermunicipales y la exigencia de adaptar el entorno laboral en un plazo específico tras la emisión del concepto médico.
Asimismo, el literal e) del artículo 7 establece de forma expresa la obligación del trabajador de asistir a las evaluaciones médicas ocupacionales programadas por el empleador dentro de la jornada laboral, advirtiendo que el incumplimiento de esta obligación podrá dar lugar a sanciones por abuso del derecho, conforme a la normativa vigente.
EVALUACIONES MÉDICAS OCUPACIONALES
Uno de los aspectos más relevantes regulados por la Resolución 1843 de 2025 es el establecimiento de los tipos de evaluaciones médicas ocupacionales que deben ser obligatoriamente realizadas por los empleadores, tanto del sector público como privado. Estas evaluaciones deben integrarse al Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo (SG-SST), y comprenden las siguientes:
Una de las principales novedades introducidas por la norma es la obligatoriedad de realizar una evaluación médica post-incapacidad a todo trabajador que retome labores luego de una incapacidad igual o superior a treinta (30) días calendario.
Adicionalmente, se exige que se practique una evaluación médica cada vez que un trabajador cambie de ocupación y dicho cambio implique modificaciones en el ambiente laboral, en sus funciones, tareas, o exposición a nuevos o mayores factores de riesgo, especialmente cuando se detecte un incremento en su magnitud, intensidad o frecuencia. Estas evaluaciones deberán estar incluidas en los programas de Vigilancia Epidemiológica del SG-SST.
Del mismo modo, la resolución dispone que cuando un trabajador haya estado ausente por causas no médicas durante un período igual o superior a noventa (90) días calendario, deberá someterse, antes de su reincorporación, a una evaluación médica por retorno o reincorporación laboral. El objetivo de esta es determinar si las condiciones funcionales del trabajador son compatibles con las exigencias físicas, mentales y ambientales del cargo que desempeñará.
También se establece la realización de evaluaciones médicas ocupacionales de seguimiento o de control cuando se determine la necesidad de verificar la evolución de una condición de salud previamente identificada, valorar la efectividad de las medidas adoptadas o reconsiderar las restricciones y recomendaciones emitidas. Este tipo de evaluación es especialmente importante en casos de trabajadores con restricciones o recomendaciones temporales.
En cuanto a la periodicidad de las evaluaciones periódicas, el artículo 15 de la Resolución indica que estas deben realizarse por lo menos cada tres (3) años. La frecuencia debe ser definida conforme a justificaciones técnicas, teniendo en cuenta la exposición a factores de riesgo, de acuerdo con la identificación de peligros, evaluación, valoración y control de riesgos. Para ello, el empleador podrá contar con el acompañamiento técnico de la Administradora de Riesgos Laborales (ARL).
Finalmente, el parágrafo 4 del artículo 8 señala que el trabajador puede aceptar o rechazar la realización de las evaluaciones médicas. En caso de rechazo, el médico evaluador deberá dejar constancia escrita y detallada en la historia clínica, lo cual puede conllevar que el trabajador no pueda continuar desempeñando el cargo, especialmente si este implica exposición a factores de riesgo.
PRUEBAS
El artículo 21 de la Resolución 1843 de 2025 establece que, como regla general, el empleador no podrá ordenar la práctica de pruebas de embarazo (BHCG), de virus de inmunodeficiencia humana (VIH) ni pruebas serológicas (VDRL).
No obstante, se aclara que la prueba de embarazo podrá solicitarse únicamente con el consentimiento previo, libre e informado de la trabajadora y en aquellos casos en los que la labor a desempeñar implique riesgos reales o potenciales que puedan incidir negativamente en el desarrollo normal del embarazo.
En relación con las evaluaciones médicas de preingreso, si estas incluyen exámenes de sangre, la candidata podrá elegir el centro médico o laboratorio donde realizarse dichos exámenes, siempre que este se encuentre debidamente reconocido por el Ministerio de Salud y Protección Social.
La resolución también advierte que, en caso de que el empleador ordene la práctica de una prueba de embarazo sin cumplir con los requisitos establecidos, podrá ser sancionado con una multa de hasta dos mil cuatrocientos cincuenta y cinco (2455) Unidades de Valor Tributario (UVT). Asimismo, en caso de que una trabajadora haya sido obligada a someterse a dicha prueba en contravención de lo dispuesto, tendrá derecho a ser contratada para el cargo al cual aspiraba (último inciso del artículo 22).
Respecto a la prueba de VIH, el artículo 23 dispone que esta solo podrá ser practicada cuando se trate de empleos u ocupaciones que impliquen riesgos reales o potenciales que puedan afectar negativamente la salud del trabajador o de terceros.
En cuanto a las pruebas de alcoholemia, alcoholimetría y sustancias psicoactivas, los artículos 24 y 25 de la resolución indican que estas solo podrán ser aplicadas a trabajadores cuyas actividades laborales representen un riesgo para terceros o cuya labor conlleve un nivel de responsabilidad que justifique su aplicación. En todo caso, estas pruebas deberán estar debidamente justificadas técnica y preventivamente en el marco del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo de la empresa.
Además, el parágrafo 1 del artículo 24 enumera una serie de actividades laborales que se presumen cumplen con los criterios anteriormente señalados, lo que refuerza la legalidad y necesidad de este tipo de controles en esos contextos específicos.
CALIDAD DEL PERSONAL MÉDICO, CUSTODIA DE EVALUACIONES Y PLAZO DE IMPLEMENTACIÓN
En cuanto a la idoneidad del personal encargado de realizar las evaluaciones médicas ocupacionales, el parágrafo 1 del artículo 26 de la Resolución establece que es responsabilidad del empleador contratar y garantizar que dichas evaluaciones sean realizadas exclusivamente por médicos especialistas en Medicina del Trabajo o Salud Ocupacional, que cuenten con licencia vigente en Salud Ocupacional. El incumplimiento de esta disposición podrá dar lugar a la imposición de sanciones por parte de la autoridad competente.
En lo relativo a la custodia de las evaluaciones médicas ocupacionales, el literal f) del artículo 30 dispone que estas deberán conservarse durante un período mínimo de veinte (20) años, como parte del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo (SG-SST). Asimismo, se deberá garantizar la trazabilidad del acceso a dichas evaluaciones, asegurando su confidencialidad y disponibilidad exclusiva para los fines permitidos por la normatividad vigente.
Finalmente, el artículo 35 establece que se dispone de un plazo de seis (6) meses a partir de la entrada en vigencia de la resolución para implementar todos los cambios y ajustes requeridos por la misma. Este periodo deberá ser aprovechado por los empleadores para adecuar sus procesos internos, capacitar al personal involucrado y garantizar el cumplimiento integral de la nueva normativa.
SÍNTESIS
La Resolución 1843 de 2025 establece nuevas reglas para la realización de evaluaciones médicas ocupacionales y el manejo de historias clínicas laborales en Colombia, aplicables a todos los empleadores dentro del territorio nacional. Entre los principales cambios se destacan nuevas obligaciones tanto para los prestadores de servicios de salud en el trabajo como para los empleadores, en el marco del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo (SG-SST). Para efectos prácticos, el siguiente cuadro resalta las modificaciones de mayor importancia introducidas por la Resolución:
