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Dado que los descuentos salariales y a las prestaciones sociales, son uno de los temas que más cuestionamientos representan para un empleador al momento de liquidar la nómina de los trabajadores, consideramos procedente hacer una ilustración general de dichos descuentos, su clasificación y sus límites, de tal forma que se tenga un marco general de su regulación. Por lo anterior, a continuación, podrán encontrar nuestros comentarios sobre el tema, no sin antes advertir sobre la importancia de efectuar una revisión particular para cada situación, pues es previsible que cada asunto tenga circunstancias individuales que pueden generar la necesidad de un tratamiento especial.
En ese sentido, lo primero que hay que mencionar es que, por regla general, el empleador no puede retener, deducir, compensar o descontar suma alguna del salario del trabajador, salvo que tales descuentos se encuentren enmarcados dentro de los casos permitidos excepcionalmente por la ley.
Dichos descuentos salariales pueden ser clasificados según su origen: ya sea (i) legal, (ii) judicial o (iii) por autorización expresa del trabajador, como pasaremos a ver a continuación:
- Los de origen legal, se encuentran reglamentados de manera general por el Código Sustantivo del Trabajo en los artículos 149 y siguientes, y son procedentes cuando tienen por destino cubrir cuotas sindicales, aportes a seguridad social, algunas retenciones tributarias, descuentos de cooperativas, y/o sanciones disciplinarias de contenido pecuniario. Bajo este escenario, los descuentos son permitidos por orden legal y pueden ser aplicados de manera unilateral por el empleador, sin que se requiera de autorización por parte del trabajador. Adicionalmente, se encuentran en esta categoría, los descuentos provenientes de una libranza, de conformidad con lo señalado en la ley 1527 de 2012.
- Por otro lado, los descuentos originados judicialmente (embargos) se refieren a aquellos decretados por una orden de un juez, producto de alguna acción judicial que haya sido adelantada en contra del trabajador. En estas órdenes de embargo, se dispone la retención de una porción del salario o incluso de algunas prestaciones sociales, con destino a quien tenga la calidad de acreedor. Los embargos tienen límites fijados por la ley (arts. 154, 155, 156 del C.S.T.), los cuales indican, por un lado, que no es embargable el salario mínimo y, por otro, que solo se puede embargar hasta el monto que corresponda a la quinta parte (1/5) del excedente del salario mínimo legal. Sin embargo, en caso de que los embargos sean en favor de cooperativas legalmente autorizadas o para cubrir pensiones alimenticias, el embargo puede ser de hasta el 50% del salario, sea este correspondiente al mínimo o superior a él.
Ahora, en caso de presentarse coexistencia de embargos, se debe tener en cuenta la prelación de los mismos, y para ello debe acudirse a las reglas del artículo 465 del Código General del Proceso, del artículo 157 del Código Sustantivo del Trabajo en concordancia con el artículo 2495 del Código Civil y al principio general del derecho, según el cual debe darse prelación a los primeros embargos (primero en el tiempo, primero en el derecho).
- Finalmente, están los descuentos autorizados expresamente por el trabajador, estos se refieren a situaciones que requieren que el empleador, de forma previa a realizar el descuento, obtenga del trabajador una autorización particular y por escrito del mismo. Es pertinente precisar que, en este contexto, las autorizaciones genéricas otorgadas, por ejemplo, al momento de la firma del contrato de trabajo, carecen de validez y, por ello, los descuentos que se efectúen con apoyo en ellas, se consideran contrarios a la ley.
- Como regla general y salvo las excepciones relacionadas con las cooperativas legamente constituidas y las cuotas por alimentos, a las que ya hicimos referencia, sin importar el origen del descuento, el empleador no podrá afectar el Salario Mínimo Legal Mensual Vigente, ni realizar descuentos que superen el tope anteriormente mencionado frente a salarios que sean superiores al mínimo.
No obstante, es preciso advertir que, aunque la Sala Laboral de la Corte Suprema de Justicia, el Ministerio del Trabajo y el Departamento Administrativo de la Función Pública, han establecido la posibilidad de afectar el salario mínimo con embargos de hasta un 50% del salario, en algunas sentencias de tutela, se ha determinado que, ante tales circunstancias, se genera afectación a la remuneración mínima vital. Si bien no es la regla general, creemos que es importante advertir sobre dicha posibilidad.
- Ahora, si se realizan descuentos superando los límites fijados por la ley, es posible que se presenten reclamaciones judiciales en donde se pretenda la declaratoria de un descuento ilegal, la afectación al mínimo vital y a los límites fijados por la ley. Las consecuencias de una declaratoria en tal sentido podrían ser cuantiosas, pues podrían originar la condena a una sanción moratoria, la cual en los términos del artículo 65 del C.S.T., corresponde a un día de salario por cada día de retardo en el pago de salarios y prestaciones sociales, hasta por 2 años, pasado este periodo se generan intereses moratorios. Tampoco se está exento de eventuales multas por parte del Ministerio del Trabajo, las cuales pueden oscilar entre 1 y 5 mil salarios mínimos.
- Una inquietud usual en los empleadores es si se pueden realizar descuentos sobre la liquidación final de acreencias laborales, en donde se incluyen, además de los salarios, las prestaciones sociales, los descansos remunerados y las eventuales indemnizaciones. En este sentido, estimamos que sí se pueden realizar deducciones a la liquidación definitiva del contrato. Lo anterior, por cuanto el artículo 59 del C.S.T., que consagra la protección a los salarios, sólo opera durante la vigencia del contrato laboral, por lo que fenecido éste, desaparece también el sentido tutelar de tal disposición normativa. Sobre este particular, la Sala de Casación Laboral de la Corte Suprema de Justicia, ha indicado que para el momento de la terminación del vínculo laboral ambas partes quedan en el plano de la libertad contractual, como se expuso en sentencia del 1 de marzo de 1967:“Las normas prohibitivas de la compensación rigen durante la vigencia del contrato laboral; concluido este, aquella queda bajo el imperio de las del C.C. Terminado el contrato desaparecen los peligros que el legislador quiso conjurar; patrono y asalariado vuelven al plano de la autonomía de la voluntad o de la libertad contractual.”
El criterio expuesto en esta sentencia ha venido siendo ratificado en pronunciamientos más recientes, como lo son, por ejemplo, las sentencias SL-525 de 2020 y SL-2120 de 2022. Ambos pronunciamientos admiten la posibilidad de efectuar descuentos sobre la liquidación final, sin que se requiera autorización expresa del trabajador para dichos efectos, apoyados precisamente en la desaparición del criterio tutelar de las normas laborales al momento de la terminación contractual, y con el argumento de no ser viable la exoneración al trabajador de sus obligaciones con el empleador.
A pesar de todo lo anterior, recomendamos que siempre se cuente con una autorización de descuento por parte del trabajador, en la que se incluya la posibilidad de ser aplicada la deducción de la liquidación final de salarios y acreencias laborales una vez terminado el contrato de trabajo, por cualquier causa. Lo anterior, dado que ello le otorga más herramientas de defensa al empleador, si debe atender alguna reclamación en este sentido.
Todo lo mencionado anteriormente son aspectos generales que se deben tener en cuenta al momento de efectuar descuentos a la nómina. Sin embargo, como se mencionó al inicio, es igualmente importante que se revisen las condiciones particulares de cada trabajador respecto del cual se vayan a realizar descuentos, pues en materia laboral es difícil establecer reglas únicas aplicables de manera general a la globalidad de los trabajadores.
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