16 September, 2021
María Ximena Valdés Luna. Socia principal y gerente administrativa Valdés Abogados ASLABOR & Luz Ayda Pulido abogada Valdés Abogados ASLABOR
El Ministerio del Trabajo expidió el Decreto 526 de 2021, mediante el cual se regula la firma electrónica del contrato individual de trabajo. Para la expedición de este decreto, se tuvieron en cuenta varios aspectos dentro de los cuales se resalta la recomendación del CONPES, sobre la promoción del uso de la firma electrónica como esquema alternativo de la firma digital. También se consideraron los avances de las tecnologías de la información y las comunicaciones, y el impulso que ellos han tenido en la generación de nuevos escenarios laborales. Se estimó importante para el impulso del desarrollo económico del país, habilitar la posibilidad de la firma electrónica en los contratos de trabajo y promover la generación de empleos formales, democráticos y modernos.
Al artículo 39 del Código Sustantivo del Trabajo, que regula los requisitos del contrato de trabajo escrito, se le adicionó la posibilidad de la firma electrónica, por cualquiera de las partes o por ambas, siempre que se cumpla con los requerimientos de la ley 527 de 1999 o del decreto 1074 de 2015, o sus disposiciones complementarias.
A partir de la expedición de este decreto, el contrato de trabajo podrá ser suscrito con firma electrónica o digital. La firma digital tiene los mismos efectos que la manuscrita si reúne las siguientes características: 1) es única a la persona que la usa, 2) puede ser verificada, 3) el firmante tiene control exclusivo sobre ella, 4) su validez está condicionada a que el documento no sea modificado, y 5) cumple con la reglamentación expedida por el Gobierno Nacional. Por su parte, a la firma electrónica se le exige como requisito de validez que sea confiable y apropiada para los fines propios del contrato de trabajo.
Conforme lo anterior, el empleador podrá acudir a las tecnologías y proveer al trabajador los medios necesarios para firmar por medio de:
El empleador que adopte el mecanismo de firma electrónica o digital debe proveer al trabajador de los medios requeridos para dichos efectos, bien sea que acuda a tecnologías propias o contratadas a través de terceras personas. Se busca que la imposibilidad de una firma electrónica no obstaculice el acceso al empleo.
Los empleadores deben garantizar la adecuada conservación y gestión documental de los contratos firmados electrónica o digitalmente, y deben proteger su autenticidad, integridad y disponibilidad. Esta adecuada conservación y gestión, comprende la entrega de una copia al trabajador a través del medio autorizado por este, así como la posibilidad de allegar la prueba documental correspondiente a cualquier autoridad que lo requiera.
La vigencia de la firma coincidirá con la del contrato de trabajo, no debe generar ningún costo para el trabajador y su uso debe restringirse a la relación laboral. La terminación del contrato de trabajo no invalida la firma, ni le resta eficacia o fuerza probatoria.
La utilización de este mecanismo de suscripción de los contratos de trabajo, debe garantizar el cumplimiento de las disposiciones contenidas en la ley 1581 de 2012 sobre protección de datos personales. Finalmente, es de precisar que la inspección, vigilancia y control de la aplicación adecuada de este decreto, corresponde al Ministerio del Trabajo.
