29 April, 2022
María Ximena Valdés Luna. Socia principal y gerente administrativa Valdés Abogados ASLABOR
Como lo mencionamos en nuestra publicación del pasado 13 de abril, el Gobierno Nacional ha estado regulando las modalidades de trabajo a distancia. En este sentido, el Ministerio del Trabajo expidió el Decreto 649 del 27 de abril de 2022, el cual adiciona el Decreto Único Reglamentario del Sector Trabajo (Decreto1072 de 2015), y reglamenta las disposiciones del trabajo en casa.
Esta modalidad de trabajo a distancia puede ser ejercida dentro del marco de unas circunstancias excepcionales, ocasionales o especiales, no limitadas a la situación originada por el Covid-19, y busca garantizar la continuidad de las actividades de trabajo, en presencia de las referidas circunstancias.
El Ministerio refirió algunas ventajas del trabajo a distancia, y dentro de ellas mencionó las siguientes: mayor facilidad para organizar los tiempos de trabajo y conciliarlos con la vida personal y familiar de los trabajadores, mayores oportunidades de inclusión laboral, eliminación de los tiempos de transporte, reducción de la exposición a situaciones de estrés y de inseguridad, y mejoramiento en los niveles de congestión en el transporte público.
Así, como complemento de la ley 2088 de 2021 que reguló la figura del trabajo en casa, se incluyeron en el decreto 649 de 2022, algunas circunstancias puntuales relacionadas con esta modalidad de trabajo a distancia, las cuales pasaremos a ilustrar brevemente.
El decreto en mención regula la figura del trabajo en casa en el sector privado, por lo que aplica para trabajadores y empleadores de este sector, así como para las Administradoras de Riesgos Laborales.
Tal como quedó señalado en la Ley 2088 de 2021, esta modalidad de trabajo supone una habilitación temporal al trabajador, para desarrollar transitoriamente sus actividades laborales en un sitio diferente al habitual.
Las circunstancias ocasionales, excepcionales o especiales que habilitan el trabajo en casa, son aquellas de orden temporal, extraordinario y no habitual, originadas en situaciones externas del trabajador o el empleador, que impiden la prestación del servicio desde el sitio habitual de trabajo, pero que pueden desarrollarse desde un lugar diferente a este. Esta modalidad no implica cambio en la naturaleza de la relación laboral, ni desmejora de las condiciones de trabajo, así como tampoco la eliminación del trabajador de los programas de bienestar de la empresa.
El trabajador puede solicitar al empleador la habilitación del trabajo en casa, sin que por ello se genere a su favor, el derecho de optar por esta modalidad de trabajo. Igualmente, el empleador puede acudir al trabajo en casa respecto de todos o algunos de sus trabajadores y en relación con una o varias dependencias de la empresa.
Para esta habilitación, deben cumplirse los siguientes requisitos: 1) La solicitud debe presentarse por escrito, motivada y acompañada de las pruebas que den cuenta de las razones que la originan, 2) Deben estar presentes las circunstancias especiales y excepcionales, 3) La labor debe ser ejecutable fuera del lugar habitual de trabajo, 4) Debe contarse con las herramientas que permitan la prestación del servicio a distancia, 5) Debe asegurarse que no se presente menor productividad y 6) El empleador debe contestar la solicitud en un plazo máximo de 5 días.
Por su parte, la formalización de la habilitación del trabajo en casa debe constar por escrito y contener, al menos, lo siguiente: 1) Mención a la circunstancia que la origina, 2) El plazo de su vigencia, 3) Las funciones a desarrollar y las condiciones de las mismas, 4) Los medios de comunicación habilitados para la ejecución del servicio y para las denuncias de acoso laboral y de violación a la desconexión laboral, 5) La dirección desde la cual se prestará el servicio, 6) El acuerdo de las partes sobre las herramientas de trabajo, en especial si estas las suministra el trabajador, 7) Si el empleador suministra las herramientas, estas deben quedar relacionadas y debe incluirse lo pertinente a la responsabilidad de su custodia y los procedimientos de entrega y devolución de las mismas, 8) Medidas de seguridad informática.
Frente al acuerdo sobre las herramientas de trabajo, las partes pueden pactar un valor mensual por concepto de compensación, cuando estas son suministradas por el trabajador.
El decreto asigna a los empleadores, a los trabajadores y a las ARL unas obligaciones especiales.
Frente a los empleadores, las obligaciones se relacionan con el deber de informar a la ARL sobre la habilitación de trabajo en casa, su plazo y la dirección de prestación del servicio. Adicionalmente, se obliga al empleador a contar con el procedimiento de desconexión laboral previsto por la ley 2191 de 2022, garantizar el respeto por la dignidad humana del trabajador, su intimidad y privacidad, así como asegurar la igualdad de acceso a la información. También se debe capacitar a los trabajadores sobre el uso adecuado de las tecnologías de la información y las comunicaciones, e informarles sobre los mecanismos de comunicación para el reporte de novedades.
En relación con el Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo, el empleador debe informar a los trabajadores sobre los mecanismos para el reporte de accidentes o enfermedades laborales, e incluir esta modalidad de trabajo en el mencionado sistema de gestión.
Por su parte, las obligaciones de los trabajadores se relacionan básicamente con aspectos de seguridad y salud en el trabajo, pues se les asigna el deber de procurar su autocuidado, suministrar información veraz sobre su estado de salud, participar en las actividades de prevención de la enfermedad y promoción de la salud, atender las recomendaciones impartidas por la ARL y el empleador, cumplir con el Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo, reportar accidentes, enfermedades laborales e incapacidades y utilizar los elementos de protección personal.
Adicionalmente, los trabajadores deben atender las instrucciones que les sean impartidas sobre seguridad informática y están obligados a suministrar, previamente y de forma expresa, clara, veraz y completa, la información sobre los cambios de domicilio, indicando la nueva dirección, si hubo cambio en ella.
En cuanto a las obligaciones de las ARL, además de las adecuaciones tecnológicas que deberán realizar, se les asigna la obligación de adelantar acciones de acompañamiento a las partes, para evitar la ocurrencia de accidentes o enfermedades de origen laboral, e igualmente para gestionar adecuadamente los incidentes, accidentes, enfermedades o incapacidades laborales, cuando ellas sobrevengan.
El decreto prevé la posibilidad de pactar la alternancia en la ejecución del servicio, con lo que se permite el desarrollo del contrato parcialmente desde casa y parcialmente desde el lugar habitual de trabajo. También se prevé la posibilidad de ejecución del servicio desde el exterior, en cuyo caso el empleador debe autorizarlo expresamente, y el trabajador debe suministrar una única dirección y ciudad de residencia en el exterior. La ARL debe ser notificada de esto, y el empleador debe garantizar la afiliación y amparo absoluto del trabajador al sistema integral de seguridad social.
Una vez finalizado el plazo de habilitación del trabajo en casa, el empleador debe informar al trabajador sobre la culminación de la medida y la obligación de retorno de este a la modalidad habitual de trabajo.
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